Visualisierung im Berichtswesen
Bei einer Vielzahl von Controlling-Projekten ist uns aufgefallen, dass das Layout im Berichtswesen etwas in die Jahre gekommen ist. Technologisch hat sich das Berichtswesen permanent weiterentwickelt. Die meisten BI-Tools basieren auf der gängigen OLAP-Technologie und bietet den Anwender eine Vielzahl von Einstellungs- und Auswertungsmöglichkeiten.
In unserer eigenen Firma erschienen uns die graphischen Möglichkeiten, Navigation bei den Ad-hoc-Auswertungen und das Layout einzelner Berichte und Tabellen nicht mehr zeitgemäß. Interessanter Weise empfanden die Hauptnutzer des Berichtswesens dies im ersten Moment nicht so. Die jahrelange Gewohnheit, erschien jeglichen zusätzlichen Bedarf an Vereinfachung und Transparenz zu ersticken. Diejenigen, die nicht zwingend mit den Berichten arbeiten mussten, legten diese digital oder physisch ab. Wie eine Art Versicherungspolice, um diese bei der Hand zu haben beim Eintreten eines “Schadenfalles”, d.h. beim Nachfragen des Managements oder Chefcontrollers.
Der Blick in den Markt hat uns klar und deutlich die Entwicklung aufgezeigt und dazu bewegt, uns mit neuen Tools auseinanderzusetzen. Im Bereich der Unternehmenssteuerung haben wir uns zuerst mit der Art und Weise der Darstellung beschäftigt. Wir sind sehr schnell auf die Success-Rules von Prof. Hichert aufmerksam geworden. Die Philosophie hat uns sofort begeistert und wir haben uns aus- und weitergebildet. Voller Tatendrang haben wir uns zuerst mit einer möglichen Notation beschäftigt und anschließend wichtige Standardberichte designed. Der Aufwand dies in Excel darzustellen war höher als von uns gedacht. Sind wir doch der Fehleinschätzung unterlegen, die absoluten Excelprofis zu sein. Nun lernten wir täglich dazu. Die Tabellen und Berichte wurden attraktiver. Das Feedback war sehr positiv. Der operative Aufwand hoch. Die Berichte blieben im Rahmen der Möglichkeiten von Excel starr. Hinzu kam ein Medienbruch mit der Übergabe der Daten aus dem operativen System in Excel.
Angeregt von den Designvorschlägen nach Hichert haben wir begonnen uns mit weiteren wichtigen Designern zu beschäftigen. Insbesondere mit Stephen Few und Eduard Tufte. Die Success-Rules basieren teilweise auf deren wegweisenden Ansätzen. Insbesondere die Ausführungen zu den graphischen Auswertungen und die Möglichkeiten zu Analyse der Daten haben unsere weitere Aufmerksamkeit erregt.
Bringen Sie Klarheit in Ihre Managementberichte und Präsentationen mithilfe der SUCCESS-Rules nach Prof. Hichert.
Zielsetzung
• Design von Managementberichten und Graphiken in anschaulicher Form und auf den Punkt.
Nutzen
• klare, verständliche Aussage
• schnelle Erfassbarkeit des Inhalts
• maximale Analyse der zu Grunde liegenden Daten
Haushaltspläne, Bilanzen und Managementberichte bergen eine Menge wichtiger und für die erfolgreiche Unternehmensführung essentielle Informationen.
Anschauliche Grafiken vermitteln, wenn sie richtig gemacht sind, auf den ersten Blick, was aus den Datenreihen nicht leicht erkennbar war. Das ist der Sinn einer graphischen Darstellung.
In diesem Seminar geht es um die Frage, wie Zahlen anschaulich, professionell und leicht verständlich dargestellt werden können.
UNIFY: Darstellung vereinheitlichen
Gleiches muss immer gleich aussehen. D.h. im
Umkehrschluss, dass „Nicht-gleiches“ auf gar keinen Fall
gleich aussehen darf! Zeigen wir z.B. eine Umsatzentwicklung,
so muss sich diese optisch klar von der Darstellung einer
Personalentwicklung unterscheiden. Äpfel sehen eben anders
aus als Birnen und das ist zur raschen Orientierung am Markt
sehr praktisch. Hier braucht es auch in der Geschäftskommunikation
ein Notationskonzept, wie wir es bei
Landkarten kennen.
CONDENSE: Informationsdichte erhöhen
Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Sagen die eingesetzten
Diagramme auch mehr als 1000 Worte, oder braucht man
1000 Worte um diese zu erklären? Komplexe Sachverhalte
und Geschäftszusammenhänge lassen sich nur mit hoher
Informationsdichte erkennen. Unser Auge ist imstande
abertausende von Pixel in Bruchteilen von Sekunden zu
erfassen. Nützen wir diese Fähigkeit!
CHECK: Visuelle Integrität sicherstellen
Die Bereitstellung von inhaltlich richtigen Informationen ist die
Grundvoraussetzung brauchbarer Berichte. Das setzt auch
eine weitgehend automatisierte Aufbereitung der Daten
voraus. Jede manuelle Schnittstelle ist eine potenzielle
Fehlerquelle. Wird dann bei der visuellen Umsetzung nicht auf
Richtigkeit geachtet, ist es um die Bemühungen im Vorfeld
schade und die Informationen sind für die
Geschäftskommunikation nur mehr schlecht geeignet.
ENABLE: SUCCESS anwenden
Hier geht es um die geeignete Darstellung der Daten.
Abhängig von der Botschaft gilt es den richtigen Diagramm- und
Tabellentyp für die Darstellung zu wählen. Dabei sind,
im Sinne der Empfängerorientierung, Mensch und
Organisation zu berücksichtigen. Das Gewohnte ist oft der
„Feind“ des Besseren! Aus diesem Grund empfiehlt es sich,
zunächst alternative Prototypen zu erzeugen, um dann eine
Auswahl zu treffen, welche Darstellung die Botschaft samt der
zugrundeliegenden Fakten am besten vermittelt.
SIMPLIFY: Überflüssiges vermeiden
Die Lesbarkeit wird stark erhöht, wenn wir „Rauschen“ und
„Redundanzen“ vermeiden. Das sind z.B. Hintergründe,
Rahmen, Pseudo-3D und andere „Dekorationselemente“.
Nur das, was auch Bedeutung hat wird gezeigt. Indem wir
alles weglassen, was keine Information trägt, schaffen wir
Platz für hohe Informationsdichte – neben der Botschaft
eines der wichtigsten Punkte.
STRUCTURE: Inhalt gliedern
Der Aufbau einer logischen Struktur, eines roten Fadens
erleichtert die Lesbarkeit von Berichten und beschleunigt
das Auffinden wichtiger Informationen. Prof. Hichert
schreibt dazu: „Die an eine gute Gliederung gestellten
Anforderungen sind gleichartige und überschneidungsfreie
Elemente auf jeder Gliederungsebene und eine
erschöpfende Abdeckung eines Punktes auf höherer Ebene
durch die
Die nächste und zuerst etwas bittere Erkenntnis bestand daran, dass ein attraktives Tool noch keine attraktiven Berichte oder Ad-hoc-Auswertungen generiert.
Die Challenge, die Ausgangsfrage lautete für uns nach wie vor: Wie können wir unseren internen und externen Kunden Auswertungen offerieren die Freude bereiten und Lust auf gute Reports machen?
Auf Anfrage können Sie bei uns einen Stylguide erhalten. Ebenso können Sie bei uns die Grundlagen des Visual Data Design in Form eines PDF-Dokumentes anfordern. Gerne unterstützen wir Sie beim dem Visual Data Design in Ihrem Unternehmen.