Die Technik im Berichtswesen hat sich rasant weiterentwickelt – das Layout vieler Berichte ist dagegen in die Jahre gekommen. Die Folge: Berichte werden abgelegt statt genutzt, wie eine Versicherungspolice für den Fall, dass das Management nachfragt. Visual Data Design ändert das – mit Grafiken und Berichten, die intuitiv verständlich sind.
Das Problem mit gewohnten Berichten
Interessanterweise empfinden langjährige Nutzer veraltete Berichte oft gar nicht als Problem – die Gewohnheit erstickt den Bedarf an Vereinfachung und Transparenz. Genau hier lohnt sich der frische Blick von außen: Welche Information braucht der Empfänger wirklich, und wie wird sie auf einen Blick verständlich?
Unser Ansatz
Wir arbeiten nach den SUCCESS-Regeln von Prof. Hichert, die auf den wegweisenden Ansätzen von Stephen Few und Edward Tufte aufbauen. Die Grundidee: eine einheitliche Notation, klare Strukturen und der Verzicht auf alles, was vom Inhalt ablenkt. Diesen Weg sind wir im eigenen Unternehmen gegangen – von ersten Excel-Berichten bis zu dynamischen Auswertungen – und geben die Erfahrung aus diesem Lernprozess weiter.
Die sieben SUCCESS-Regeln
Die Regeln von Prof. Rolf Hichert sind ein kompakter Leitfaden für gute Geschäftskommunikation. Ihre Anfangsbuchstaben ergeben das Wort SUCCESS:
- Say: eine klare Botschaft vermitteln
- Unify: Gleiches immer gleich darstellen
- Condense: Informationen verdichten
- Check: die Qualität der Daten sicherstellen
- Enable: die passende Darstellung wählen und umsetzen
- Simplify: alles weglassen, was nichts aussagt
- Structure: Inhalte logisch gliedern
Erst die Fragen, dann die Daten
Viele Berichte entstehen aus den Daten, die gerade vorhanden sind. Das Ergebnis sind Auswertungen, die die eigentlichen Fragen der Führungskräfte nicht beantworten. Wir gehen den umgekehrten Weg.
Zuerst klären wir im Gespräch, welche Fragen ein Bericht beantworten soll und wie die Empfänger die Informationen sehen möchten. Oft beginnt das mit einer Skizze auf einem weißen Blatt Papier. Daraus entstehen erste Entwürfe, die wir gemeinsam schrittweise verbessern. Erst wenn klar ist, wie die Berichte aussehen sollen, folgt das passende Datenmodell.
Weniger ist mehr
Viele Grafiken sind überladen: grelle Farben, 3D-Effekte, Rahmen, Hintergründe und Legenden, die man erst entschlüsseln muss. Wer all das weglässt, schafft Platz für das Wesentliche. Beschriftungen stehen direkt an den Werten, Farbe wird nur dort eingesetzt, wo sie etwas bedeutet.
Auch Kreisdiagramme sind selten eine gute Wahl. Wir können Winkel schlecht schätzen: Spitze Winkel unterschätzen wir, stumpfe überschätzen wir. Ein einfaches Balkendiagramm zeigt dieselben Werte deutlich genauer.
Ehrlich darstellen
Grafiken können täuschen – absichtlich oder aus Versehen. Ein Beispiel ist die Werbung für einen Handytarif: Durch eine abgeschnittene Achse wirkte der Preisunterschied zur Konkurrenz riesig. Richtig skaliert war er kaum noch zu erkennen. Ebenso irreführend sind Zeitachsen, auf denen die Jahre unterschiedlich weit auseinanderliegen.
Drei Regeln helfen:
- Zeitverläufe immer auf der waagrechten Achse darstellen.
- Werte ohne Zeitbezug, etwa Rankings oder Abweichungen, als waagrechte Balken zeigen.
- Vergleichbare Grafiken immer gleich skalieren.
Berichte, die etwas sagen
Zeitungen erzählen Geschichten, viele Berichte erzählen nichts. Sie sind bloße Zahlensammlungen und werden deshalb kaum gelesen. Ein guter Bericht beginnt mit einer Botschaft, wie eine Schlagzeile. Zum Beispiel: „Die Rückgänge in der Schweiz und in Schweden können durch die geplanten Zuwächse in Belgien und den USA nicht ausgeglichen werden.“
Darunter gibt ein Titel Orientierung: Was wird gezeigt, für welchen Zeitraum, in welcher Einheit? Dann folgt die Grafik als Beleg, am Ende die Quelle als Fußnote.
Was Sie bekommen
- Klarheit in Managementberichten und Präsentationen
- Eine einheitliche Notation für Ihr gesamtes Berichtswesen
- Durchdachte Standardberichte – umgesetzt mit Excel oder Qlik Sense
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür eine neue Software?
Nicht unbedingt. Viele Verbesserungen lassen sich direkt in Excel oder PowerPoint umsetzen. Für dynamische Auswertungen mit großen Datenmengen setzen wir Qlik Sense oder Tableau ein.
Für wen eignet sich Visual Data Design?
Für alle, die Berichte erstellen oder damit entscheiden müssen: Controlling, Geschäftsführung, Vertrieb und Projektleitung.
Sie möchten Ihre Berichte klarer und verständlicher machen? → Kontakt aufnehmen